El proyecto-Fases y Estructura
ETAPAS DE UN PROYECTO
Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas:
- Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y costo. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.
- Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la materia.
- Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costos imprevistos.
A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del proyecto:
- Fase de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.
- Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.
Estructura de un proyecto
1. Propósito y meta: la finalidad de un proyecto refleja su visión y se expresa en forma de objetivos generales y específicos, que marcan los hitos sobre los que estructurar el trabajo.
2.
Destinatarios: se trata de definir quiénes
serán los receptores de los frutos
que dé el trabajo
organizado que implica
un proyecto. Los beneficiarios, el público objetivo
no sólo habrá de ser tenido en cuenta en la entrega, para una valoración
final sino que, como suele ser habitual, tiene que ser escuchado durante las
fases previas, planificación y ejecución, por si hubiese que introducir
cambios, tener en cuenta
1.
Producto o servicio: es el medio que permite
alcanzar el objetivo
final, el resultado que se pone a disposición del
receptor en la entrega. Se trata de un elemento específico muy importante para
la estructura de un proyecto ya que, alrededor de él, se condensa el trabajo
de investigación y análisis previo,
se concretan los detalles del diseño y se planifica la ejecución.
2. Actividades: y las tareas en las que se desglosan marcan el paso de las etapas y el avance del proyecto. Su progreso ha de poder ser controlado y debidamente monitorizado y, por eso, es preciso hacer una definición de las mismas lo más precisa y clara posible. Además, es fundamental el establecimiento de prioridades ya que no todas tienen el mismo nivel de criticidad y esto debe ser tenido en cuenta.
3. Cronograma: definir los plazos máximos permitidos para la ejecución de cada tarea o actividad es la mejor guía para su desarrollo. La estructura de un proyecto se beneficia de esta ordenación tanto desde el punto de vista de la gestión, que se facilita al propiciar el seguimiento; como desde el punto de vista de la acción, que mejora el rendimiento y minimiza los errores al tener una visión más clara de las implicaciones del propio desempeño con respecto al global del proyecto.
4. Recursos: la disponibilidad de los mismos determinará en gran medida
la viabilidad del proyecto.
Recursos humanos y materiales deben aprovecharse de forma optimizada y teniendo
en cuenta su influencia sobre las actividades de la cadena crítica, que deben preservarse..
5. Presupuesto: es una de las principales restricciones a los proyectos y, como tal, ha de ser estudiado en su diseño. El análisis de costes, directos e indirectos y los medios de financiación tienen que formar parte de esta fase de iniciación en la que se perfila el esqueleto de la iniciativa.
6. Indicadores: al final, los proyectos se miden por sus resultados y, como no conviene esperar al final para conocerlos, resulta imprescindible establecer los indicadores que permitirán monitorizar el progreso a través de la recogida de métricas sobre áreas relevantes.
BIOGRAFÍA DE ALEXANDER OSTERWALDER
Alexander Osterwalder es un autor, consultor, empresario y conferenciante suizo (nacido en 1974) especialmente conocido por desarrollar el Busines Model Canvas (o Lienzo del Modelo de Negocio). Cofundador de la consultora Stragyzer.
BUEN TRABAJO
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